ガバナンス GOVERNANCE
1. 企業倫理方針
基本理念・考え方
当社は、事業活動全般を通じて、従業員一人一人が高い倫理観と責任感をもって行動し、企業としての社会的責任を果たしていきます。事業活動に関わる関係法令や社会規範を遵守し、良識に従って誠実に活動していきます。本方針は、当社の全役員および全従業員（正社員、契約社員、派遣社員を含む）に適用されます。
2.コーポレートガバナンス基本方針
基本理念・考え方
当社は、イデックスグループの一員として、経営理念の達成の為、社是・社訓を行動規範として全社員で共有し、持続的に繁栄する会社を目指しています。そのために、持続的な企業価値の向上と社会からの信頼獲得を目指し、透明・公正かつ迅速・果断な意思決定を行うためのガバナンス体制を構築しています。
3.イデックスグループ コンプライアンス基本方針
基本方針の宣言
当グループにおけるコンプライアンスとは、法令・社内規定等の遵守はもとより、社会的良識と高い倫理観に基づき、自律的で責任ある行動を通じて、社会的責任を誠実に果たすことをいいます。当社の役員および従業員一人ひとりがコンプライアンス意識を高め、社是・社訓に則り業務に邁進できるよう、コンプライアンス基本方針を制定します。
コンプライアンス行動指針
事業活動におけるすべての判断においてコンプライアンスを最優先とし、以下の行動指針に沿って行動します。
1.法令・社内規定等の遵守：法令・社内規定等を遵守し、社会規範や企業理念に反することのない公正で誠実な企業活動を遂行します。
2.公正な競争と適正な取引：市場における公正かつ自由な競争を尊重し、不正な競争を決して行いません。取引先との関係においても優越的地位の濫用を排除し、対等なパートナーシップの下で適正な取引を行います。また、いかなる理由があっても、贈収賄や不適切な利益供与は行いません。
3.適切な情報管理：お客様の個人情報や取引先の機密情報を厳重に管理し、不正な利用や漏洩を防止します。
4.健全な職場環境の構築：いかなる差別や個人の尊厳を傷つける行為(ハラスメント)を一切容認しません。社員が互いに尊重しあい、健全で働きやすい風通しの良い職場環境を作ります。
5.反社会的勢力との関係遮断：社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力や団体とは一切の関係を遮断します。不当な要求に対しては毅然とした態度で臨み、これを断固として拒絶します。
6.教育および未然防止：コンプライアンス関連の定期的な研修、教育を通じて、すべての社員の意識向上を図り、コンプライアンス違反事案の未然防止に努めます。また、万が一違反行為またはその恐れがある事態が生じた場合は迅速に事実関係を調査し、厳正な対処と再発防止策を講じます。
7.通報者の保護：法令違反その他の不適切な行為に関する通報または相談をした者および調査に協力したものに対して、内部通報保護規定に則り対処します。そのことを理由とするいかなる不利益な取り扱いも行いません。
8.推進体制の整備：グループCCO（最高コンプライアンス責任者）のもと、当社社長をコンプライアンス責任者としてコンプライアンス基本方針の徹底・実践を指揮します。
4.内部統制システム・監査体制
内部統制システムに関する基本方針
イデックスグループは経営理念の達成の為、社是・社訓を行動規範として全社員で共有し、お客様の信頼を得、地域社会から支持される会社として持続的に繁栄する会社を目指しています。そのために、取締役の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制や、業務の適正を確保するために必要なものとして法務省令で定める体制を以下の通り整備し運用しています。
（1）グループ会社の取締役および従業員の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制
（2）取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
（3）グループ会社の損失の危険の管理に関する規定およびその他の体制
（4）グループ会社の取締役等の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
内部統制監査
年1回、親会社による内部統制監査を受審しています。監査での指摘事項・改善策はグループ全体で水平展開し、自社の体制整備・ガバナンス強化へ継続的につなげています。
5.コンプライアンス＆リスクマネジメント施策
※グループ方針に基づき、オフィスソリューション事業等を展開するIBS独自の実践施策を提示します。
腐敗行為防止方針
取引先との健全な関係構築、適切な接待・贈答の運用、正確な取引記録の保管、社内教育、内部通報制度の適切な運用を実施しています。
腐敗行為は企業の信頼を著しく損なう重大な行為であるとの認識のもと、イデックスビジネスサービスは、社会から信頼される企業として持続可能な成長を続けていくために、健全かつ公正・透明な取引を行うことを本方針に定めます。
（1）取引先との健全な関係構築
取引先との関係において、関係法令等を遵守し、健全で正常な関係を維持します。
（2）適切な接待・贈答等
取引先との間の接待・贈答・旅費負担・寄付・協賛・その他一切の利益の提供・収受は、業務上正当な目的があり、社内規程に従って行うものとします。
（3）取引記録の保管
すべての取引について正確に会計帳簿に記録し、関連資料を適切に保管します。
（4）教育・研修の実施
本方針が十分に理解されるよう、コンプライアンス教育・研修を実施します。
（5）内部通報制度の適切な運用
腐敗行為を含むコンプライアンス全般に関する通報窓口として内部通報保護制度を周知し、通報者が不利益な扱いを受けないよう努めます。
持続可能な調達への取り組み
「持続可能な調達方針」に基づき、公正かつ透明性のある取引基準を設け、サプライヤー様とともに社会的責任を果たす共存共栄の関係を構築しています。
リスクマネジメント
当グループでは、事業活動に関わるさまざまな不確実性（リスク）を組織的かつ網羅的に管理し、企業価値の保全と事業の継続性を確保するため、「リスク管理規程」に基づく強固なリスク管理体制を整備・運用しています。
1. リスクマネジメントの管理体制
「リスク管理規程」に基づき、全社的なリスク管理を統括する体制を構築し、責任と権限を明確にしています。
（1）リスクマネジメント責任者
当社におけるリスクマネジメントは、当社社長をリスクマネジメント責任者とし、リスクアセスメントによる事業リスクの特定・分析・評価それに伴う対策を責任もって行う。また、従業員への指導と教育、対策の進行と活動の管理を行う。
（2）各部門におけるリスクマネジメントの実施
事業リスクの特定・分析・評価それに伴う対策を実施する。リスクが具現化、または具現化するれがあると認識した時は、直ちに上位者に報告しなければならない。
2. 事業リスクアセスメントの実施
当グループ各社は、「事業リスクアセスメント実施マニュアル」に沿って、事業リスクを特定・分析・評価し、優先的に対処すべき事業リスクに対して、中期経営計画作成年度（３年に１度）ごとにリスク対策実行計画を作成し、「経営計画書」に反映させます。
（1）「事業リスクアセスメント実施マニュアル」に定める運用手順に沿って、リスクの特定・分析・評価・対策を実施しています。
（2）リスク対策の実施
ー事業リスクアセスメント進捗会議の定期実施
リスク対策の実施状況や新たなリスクの発生状況について定期的なモニタリングを実施しています。企業活動に関わるさまざまなリスクを想定し、事前に回避、除去、軽減及び移転を図るほか、万一リスクが具現化した場合であっても、会社損失の最小化を図るべく必要な対策を実施しています。
ー内部統制監査における進捗確認
内部監査室による内部統制監査の際にリスク対策実行計画の進捗確認を行います。
ー定期モニタリングの実施
リスクアセスメントの結果や主要なリスクの対応状況は、取締役会等の経営陣へ定期的に報告され、グループ全体の経営計画やガバナンス体制の改善に活用されています。
情報セキュリティ方針
お客様・パートナー企業・従業員からお預かりする情報資産の保護を重要な経営課題と位置づけ、マネジメント体制の構築、定期的教育、規定遵守および見直しを継続的に行っています。
当社は事業活動において、お客様・パートナー・従業員から多くの企業情報、個人情報をお預かりしています。それらの情報資産保護の重要性と漏洩のリスクに対する抜本的な対策を講じることを企業の社会的な使命と位置づけると共に、自社の存立に関わる重要な経営課題と認識し、下記に定める「情報セキュリティ方針」を制定しこれを遵守してゆくことを宣言します。
これによりお客様や社員とその家族など全てのステークホルダーに安心感・信頼感をご提供し、継続的・安定的な事業運営を行うことで、企業価値の向上を図っていきます。
（1） 情報セキュリティ管理の目的
当社が保有する社内・社外全ての情報につき、適性な情報管理をすることによって、お客様との信頼関係を構築すること及び関連法規を遵守することを目的とする。
（2） 情報セキュリティマネジメント体制の構築
当社は、「情報資産」の取り扱いについてのセキュリティ対策を実施し、情報セキュリティマネジメント体制の構築を図っていきます。
当方針の見直しにより変更が生じた場合には、速やかに全社に通達を行っています。
（3） 社内教育の実施
情報セキュリティ対策を技術的な面だけでなく、人的な面からも確立するために、情報セキュリティに関する教育・啓蒙を定期的且つ継続的に実施します。
（4） 方針・社内規定の遵守
当社の全ての社員は、この情報セキュリティ方針及び社内規定、関連法規を遵守し 責任ある行動をとります。
（5） 方針・社内規定の見直し
当社は、デジタル技術の進歩や経営環境の変化等も考慮のうえ、情報セキュリティに関するリスク評価を多方面から継続的に実施し、当方針及び各種施策に反映させることにより、情報セキュリティの維持・向上を図るものとします。
プライバシーポリシー
個人情報の取扱いについては、別途定める[プライバシーポリシー]に基づき厳正に管理しています。